Pengelolaan Laboratorium

    Laboratorium sebagai fasilitas belajar dalam Pengembangan  Sistem Pendidikan Tenaga Kependidikan Abad ke 21 (SPTK-21, Depdiknas, 2002) merupakan tempat yang digunakan untuk mengaplikasikan teori keilmuan, pengujian teoritis, pembuktian uji coba, penelitian dan sebagainya dengan menggunakan alat bantu yang menjadi kelengkapan dari fasilitas dengan kuantitas dan kualitas yang memadai. Laboratorium  dapat berarti suatu ruangan tertutup dengan sejumlah perlengkapan, atau suatu alam terbuka dengan karakteristik natural.

   Laboratorium memegang peranan penting sebagai pusat kegiatan praktikum dan penelitian mahasiswa, pembinaan, pengkajian, penelitian, pengabdian masyarakat dan pengembangan IPTEK.   Pengelolaan Laboratorium berkaitan dengan pengelola dan pengguna, fasilitas Laboratorium (bangunan, peralatan laboratorium, bahan-bahan kimia dan sebagainya), serta aktivitas yang dilaksanakan di Laboratorium membutuhkan keahlian khusus, baik keahlian yang bersifat teknis maupun managerial dalam rangka menjaga dan mengembangkan fungsi dan peranan Laboratorium.

   Laboratorium pada lembaga pendidikan tidak hanya turut bertanggungjawab dalam menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi akademis dan profesi kependidikan saja, melainkan juga harus mampu menghasilkan berbagai produk pendidikan sains seperti; media, model dan proses pembelajaran secara empiris dan tervalidasi secara objektif. Laboratorium sebagai tempat untuk melahirkan gagasan-gagasan baru. Inovasi dan kreativitas hendaknya lahir dari komponen laboratorium dengan stimulus yang berasal dari lapangan. Laboratorium pendidikan harus mampu mengembangkan berbagai alternatif solusi terhadap masalah pendidikan sains.

    Sampai saat ini laboratorium ideal hanya dinyatakan secara fisik dan kelengkapannya serta proporsi antara alat dengan pemakai serta kualitas alat. Tidak dinyatakan secara profesional, dalam hal ini adalah pengelolaan. Fasilitas canggihpun tidak akan bertahan lama bila kapabilitas pengelolaan tidak profesional. Setiap komponen alat laboratorium memiliki masa susut dan potensi kerusakan. Tanpa adanya maintenance yang baik akan mempersingkat umur dan daya guna alat. Tanpa pengelolaan yang baik laboratorium hanya sebatas kumpulan alat yang teratur namun tidak fungsional.

    Peningkatan dan pengembangan laboratorium sebagai fungsi pengelolaan  pada dasarnya bertujuan untuk lebih meningkatkan produk perguruan tinggi seperti jumlah dan kualitas lulusan, hasil penelitian, kemitraan usaha dan kepedulian terhadap masyarakat, serta kemampuannya sebagai income generating unit (Sub Direktorat Sarana Akademik, 2002). Pengelolaan laboratorium berkaitan dengan unsur atau fungsi manajer yakni perencanaan, penataan, pengadministrasian, pengamanan, perawatan dan pengawasan.

1. Perencanaan (Planning).

   Laboratorium hendaknya seperti suatu organisme yang mampu tumbuh dan berkembang. Tanpa ada visi yang jelas, laboratorium seolah hanya suatu organisme yang menjalankan metabolisme basal. Tidak terarah dalam  pertumbuhan dan  perkembangan atau mandul dalam produktivitas penelitian. Akibatnya semua kegiatan terjadi secara insidental. Kalaupun terstruktur sebatas melayani kegiatan praktikum.  Perencanaan bukan sekedar mengatur kegiatan, melainkan juga menentukan indikator keberhasilan dalam setiap tahapan dari kegiatan yang direncanakan. Dalam pengelolaan laboratorium merencanakan kegiatan  meliputi pelayanan praktikum, penelitian, pengadaan peralatan dan kebutuhan bahan, optimalisasi sumber daya, mencari sumber-sumber dana untuk kemandirian dan maintenance.

    Perencanaan pengadaan peralatan adalah suatu hal yang sangat penting, terutama dalam spesifikasi alat dan bahan. Ketika mengajukan alat, spesifikasi alat hendaknya jangan mengacu pada katalog yang ada, melainkan pada spesifikasi apa yang dibutuhkan. Kesalahan menentukan spesifikasi alat dan bahan mengakibatkan biaya investasi menjadi tinggi. Jangan menentukan spesifikasi peralatan dengan  akurasi tinggi bila dalam pelaksanaannya nanti tidak diperlukan. Demikian juga dengan bahan-bahan kimia, menggunakan bahan dengan tingkat kemurnian tinggi merupakan pemborosan bila dalam prosesnya bukan merupakan suatu kegiatan analisis. Spesifikasi hendaknya disusun berdasar pada karakteristik kebutuhan, sarana yang ada dan ruang untuk penyimpanan. Selain itu dalam pengadaan alat harus bisa dijamin adanya tenaga yang mampu mengoperasionalkan alat. Jangan merencanakan pengadaan alat yang tidak ada tenaga yang akan mengoperasikannya. Apabila memang dibutuhkan maka harus dilakukan training yang relevan dengan penggunaan alat.  Garansi, yang mencakup kemudahan ketersediaan suku cadang, kredibilitas perusahaan dan keberadaan agen diIndonesiajuga patut dipertimbangkan dalam menentukan pilihan alat yang akan dibeli.

2. Mengatur (Organizing). 

    Mengatur merupakan upaya untuk menjalankan kegiatan laboratorium sebagaimana fungsinya. Pengaturan mencakup setting secara fisik dan  regulating. Setting merupakan suatu kegiatan pengaturan tata letak dan penataan  yang mencakup penempatan mebeler, peralatan dan bahan kimia. Sedangkan regulating merupakan suatu pengaturan jadwal kegiatan dan penyusunan perangkat lunak untuk terlaksananya ketertiban dan keselamatan bekerja di laboratorium.

a. Setting

  Setting laboratorium hendaknya dapat memberikan dukungan yang optimal terhadap keberlangsungan kegiatan belajar mengajar. Untuk setting ini perlu memperhatikan prinsip-prinsip yang mencakup;  keselamatan, efektivitas dan efisiensi, serta kemudahan pengawasan. Prinsip keselamatan dimaksudkan penempatan alat-alat dan bahan diusahakan sekecil mungkin memberikan resiko terjadinya kecelakaan. Petunjuk penggunaan alat harus tersedia dekat peralatan khusus disertai dengan daftar isian penggunaan alat (kartu alat). Hindarkan dari kemungkinan terjatuh atau tersenggol. Peralatan berat/besar hendaknya ditempatkan permanen. Kabel tidak terjuntai atau jatuh kelantai. Setiap terminal listrik digunakan hanya untuk satu alat.  Penyimpanan bahan kimia  hendaknya dilakukan dengan mempertimbangkan sifat atau karakteristik bahan. Dengan kecilnya resiko kecelakaan dan kerusakan alat maka keutuhan perangkat dapat dipertahankan.

  Prinsip efisiensi dan efektivitas penggunaan alat dimaksudkan bahwa penempatan alat memberikan kesempatan yang tinggi kepada mahasiswa untuk  menggunakan alat sesuai peruntukkannya (aksesibilitas) dalam mengembangkan ketrampilan dasar laboratorium dengan hasil yang optimal.  Selain itu  juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk lebih familiar dengan alat-alat.

   Setting juga diharapkan dapat memperkecil energi untuk melakukan pengawasan, dengan cara memberikan pendelegasian pengawasan secara bertingkat. Adanya format isian untuk peralatan khusus merupakan suatu proses pendelegasian,  sehingga mengurangi beban kerja dosen/laboran pengawasan. Setiap pengguna melakukan pengecekan terhadap keutuhan, kebersihan dan fungsi alat sebelum dan sesudah kegiatan.

b. Regulating

  Pada dasarnya semua orang diberi kebebasan untuk bekerja dilaboratorium. Namun demikian agar kebebasan ini tidak mengganggu orang lain harus ada seperangkat aturan yang mengatur kegiatan di laboratorium. Aturan-aturan tersebut merupakan guide line yang dapat berupa  perangkat formal atau normatif bekerja di laboratorium. Diantaranya adalah struktur organisasi,  job description, diagram alur, penjadwalan, tata tertib, prosedur penggunaan alat, petunjuk praktikum dan prosedur keselamatan kerja. Setiap personal yang bekerja di laboratorium harus memahami aturan yang berlaku. Oleh karena itu tata tertib harus jelas terpasang di ruangan dan perhatian mahasiswa seharusnya tertarik terhadapnya.

3. Pencatatan (Administrating). 

   Pencatatan atau pengadministrasian merupakan suatu proses pedokumentasian seluruh komponen fisik laboratorium. Proses ini mencakup kegiatan mendaftar semua fasilitas, alat dan bahan yang ada berdasarkan kategori tertentu atau sesuai dengan peraturan yang berlaku. Inventarisasi laboratorium berguna untuk:

• Informasi dengan cepat dan tepat mengenai keadaan laboratorium
• Perencanaan dan pengembangan sehingga bila ada permintaan atau penambahan alat dapat ditentukan prioritas dan mencegah duplikasi
• Meningkatkan kerjasama dengan laboratorium lain
• Pencegahan kehilangan atau penyalahgunaan
• Membina kegiatan laboratorium yang lebih baik dan teratur

    Daftar alat sebagai bukti inventaris laboratorium merupakan suatu keharusan. Daftar alat ini dapat dibuat dalam bentuk keseluruhan (secara total) atau perlaboratorium. Daftar alat dapat dikategorisasi berdasarkan jenis alat, bahan alat, kerja alat dsb.  Dalam daftar hendaknya sekurang-kurangnya tercantum kode alat (berdasarkan ketentuan yang berlaku), jumlah, spesifikasi dan nomor seri, tahun kedatangan dan asal.

   Pencatatan mengenai pemakai dan riwayat alat untuk alat-alat tertentu juga sangat penting.  Catatan ini biasanya dibuat dalam bentuk kartu alat. Kartu alat merupakan data spesifikasi alat, prosedur penggunaan, catatan pemakaian, dan riwayat service atau perbaikan kerusakan serta keberadaan suku cadang  atau consumable part. Kartu alat biasanya diletakan dekat atau digantungkan pada alat. Dengan adanya kartu alat ini lebih memudahkan proses pengawasan, karena setiap pemakai akan memeriksa kondisi alat berdasarkan spesifikasi dan kelengkapan yang tercantum dalam kartu alat tersebut.

   Pencatatan mengenai bahan sangat penting  untuk mengetahui jenis dan jumlah bahan serta masa kadaluarsa. Dengan mengetahui jenis dan jumlah bahan dapat diperkirakan dan diprioritaskan bahan yang akan dibeli.  Bahan-bahan dengan jumlah yang sedikit dan kadaluarsa menjadi prioritas kebutuhan. Administrasi bahan yang baik dapat menghindarkan pembelian ulang bahan yang sama.

    Keberadaan data alat dan bahan  merupakan sumber kajian untuk mempelajari potensi laboratorium. Berdasarkan alat yang ada maka dapat dikembangkan kegiatan produktif yang relevan.  Data peralatan laboratorium harus selalu dipelajari sekurang-kurangnya sekali dalam setiap semester. Hal ini juga sangat penting untuk memantau keberadaan jumlah alat, alat yang hilang atau rusak,  atau untuk memprioritaskan kebutuhan mendatang.

4. Pemeliharaan (Maintenance). 

   Pemeliharaan merupakan upaya terus menerus dalam mengupayakan agar laboratorium dapat berfungsi secara optimal. Kegiatan ini dilakukan dengan cara periodik melakukan pemeriksaan terhadap seluruh utility ruangan (listrik, gas, pemadam kebakaran, detektor) dan kondisi alat serta aksesorisnya.  Semua peralatan diperiksa dalam  fungsi normal dan akurasinya. Untuk peralatan mekanik hendaknya dilaksanakan pemberian minyak pelumas. Untuk peralatan optik dilaksanakan pembersihan kotoran/jamur pada lensa atau body alat. Selain itu dilaksanakan penggantian suku cadang terhadap komponen yang aus atau rusak.

5. Keselamatan Laboratorium. 

  Kecelakaan dapat terjadi pada siapa saja pada berbagai waktu dan tempat. Kecelakaan merupakan kejadian diluar kemampuan manusia, terjadi dalam sekejap dan dapat menimbulkan kerusakan jasmani, rokhani maupun jiwa. Kecelakaan di laboratorium (Koesmadji et. al. 2000) dapat bersumber dari:

• Kurangnya pengetahuan dan pemahaman mengenai bahan kimia dan proses-proses serta perlengkapan atau peralatan yang digunakan dalam melakukan kegiatan laboratorium
• Kurang jelasnya petunjuk kegiatan laboratorium
• Kurang bimbingan dan pengawasan terhadap kegiatan laboratorium
• Kurang tersedia peralatan keamanan dan tidak menggunakan perlengkapan pelindung
• Tidak mengikuti petunjuk dan aturan yang semestinya ditaati
• Bekerja diluar kesadaran dan tidak hati-hati dalam melakukan kegiatan
• Menggunakan peralatan yang tidak sesuai atau rusak

   Kemungkinan kecelakaan yang terjadi ketika bekerja dengan alat spesifik atau bahan kimia. Berkaitan dengan bahan kimia berpotensi menimbulkan kecelakaan (beracun, reaktif dan mudah meledak, asam/basa kuat) maka harus digunakan dalam jumlah yang sedikit dan konsentrasi rendah.

  Pengelolaan laboratorium dalam pengertian kuratif adalah tindakan pertolongan pertama terhadap kecelakaan yang terjadi untuk menghindari bahaya lebih lanjut. Prosedur penanganan kecelakaan tergantung pada jenis kecelakaannya. Penanganan kecelakaan memerlukan keterampilan khusus. Oleh karenanya perlu dilakukan pelatihan dengan mengundang instruktur yang ahli.

6.  Penganggaran. 

   Penganggaran merupakan kegiatan pengaturan pengeluaran keuangan laboratorium berdasarkan kebutuhan dan skala prioritas, serta tindakan mencari sumber-sumber keuangan melalui kegiatan produktif dengan cara yang benar dan sah untuk menunjang kelangsungan proses akademis dan tumbuhkembangnya laboratorium.

Sumber pembiayaan laboratorium bisa berasal dari biaya praktikum yang dipungut pada setiap mahasiswa setiap semester atau anggaran lain yang terprogram. Analisis kebutuhan dan prioritas sangat penting dalam pengaturan keuangan laboratorium. Administrasi yang berkaitan dengan kondisi alat dan keadaan bahan merupakan suatu bahan pertimbangan penting dalam menentukan skala prioritas pembelajaan.